Mengefektifkan Perjalanan Dinas

Biasanya para profesional dan kaum eksekutif sering melakukan perjalanan ini. Ternyata dalam melakukan perjalanan dinas mereka memiliki kiat dan strategi tersendiri agar perjalanan tersebut berjalan aman dan lancar.

Berikut ini adalah beberapa saran jika Anda ingin melakukan perjalanan dinas:

* Gunakan biro perjalanan
Dengan menggunakan jasa biro perjalanan, perjalanan dinas Anda akan lebih terencana dan teratur. Biasanya biro perjalanan dengan reputasi baik sangat membantu dalam menyiapkan jadwal perjalanan, misalnya menyiapkan jadwal penerbangan sesuai kebutuhan. So, sebelumnya jelaskan apa yang Anda inginkan. Pertegas waktu-waktu yang harus ditempuh. Misalnya Hari Rabu jam 10 pagi Anda sudah harus sampai di tempat tujuan dan jam 10 pagi Hari Jumat Anda sudah harus kembali ke kantor.

* Siapkan barang-barang yang diperlukan
Buatlah daftar barang-barang yang perlu dibawa mulai dari pakaian ganti sampai benda-benda kecil yang kadang lupa Anda bawa. Pastikan tidak ada satu barangpun yang tertinggal. Perlengkapan tersebut antara lain obat-obatan seperti obat sakit kepala, obat maag, balsem/minyak angin, plester, antiseptik, sabun mandi, pasta gigi, sikat gigi, shampoo, sisir, pensil atau pulpen, stapler dan isinya, gunting, kartu nama, kalkulator saku, buku telepon, ponsel beserta chargernya, dan lain-lain.

* Bawalah pakaian ganti secukupnya
Perkirakan membawa dalam jumlah yang tepat. Karena kalau kelebihan hanya akan menambah beban bawaan Anda sedangkan kalau ‘kurang’ akan sulit untuk mencarinya di sela-sela waktu sibuk Anda. Untuk pakaian dalam, Anda bisa membawanya dalam jumlah yang lebih, terutama wanita. Karena biasanya kebutuhan yang satu ini mengharuskan Anda lebih sering menggantinya daripada pakaian luar. Gunakan tas yang bisa memuat semua kebutuhan Anda. Pastikan tas yang Anda gunakan dalam kondisi yang baik, tidak sobek atau rusak.

* Bawalah majalah atau bacaan yang bermanfaat
Bacaan ini dapat membunuh waktu Anda selama di perjalanan. Sehingga selain melihat-lihat pemandangan di luar, Andapun dapat sedikit menambah ilmu dengan membaca. Atau saat Anda harus menunggu klien dan menunggu kendaraan jemputan, Anda juga bisa memanfaatkan bacaan tersebut.

* Bawalah uang saku secukupnya
Sertakan juga kartu ATM dan kartu kredit, untuk berjaga-jaga jika kekurangan uang. Pisahkan penyimpanan uang dengan kartu-kartu Anda, maksudnya agar jika terjadi sesuatu hal, misalnya kecopetan, ‘kartu sakti’ Anda dapat berfungsi.

* Biasakan untuk menelepon terlebih dulu ke hotel atau penginapan di tempat tujuan
Pastikan bahwa kamar untuk Anda telah tersedia dengan baik. Usahakan tempat penginapan Anda dekat dengan kegiatan urusan bisnis di sana, agar Anda tidak menghabiskan banyak waktu untuk perjalanan.

* Tinggalkan foto kopi jadwal perjalanan Anda di kantor dan di rumah Cantumkan nama, alamat dan nomor telepon penginapan Anda. Maksudnya agar Anda mudah dihubungi oleh orang-orang kantor dan rumah jika mereka memerlukan. Nomor ponsel juga jangan sampai lupa Anda tinggalkan, karena ada kalanya mereka lupa nomor ponsel Anda.

* Pelajari rencana kegiatan Anda
Lakukan begitu Anda sampai di tempat tujuan dan berada di penginapan. Kemudian persiapkan segala sesuatu untuk kegiatan tersebut, misalnya buku catatan, pulpen, surat-surat penting, kalkulator, dsb.

* Catat secara ringkas dan jelas setiap kegiatan dinas Anda
Buatlah catatan tentang hasil kunjungan Anda ke beberapa tempat. Catat apa-apa saja yang berjalan sesuai rencana dan hal apa saja yang menyimpang dari rencana. Sebisa mungkin segera bereskan hal yang menyimpang itu. Usahakan sekembalinya ke kantor, urusan Anda sudah beres dan tidak ada yang tertinggal.

Dengan demikian, perjalanan dinas Anda lebih efektif dan terencana. So, perjalanan dinas yang melelahkan itu tidak sia-sia bukan.....?

[tri*]