Mengelola Timbunan Dokumen

Jika tak cerdas mengelolanya, kita bisa saja kehilangan berkas penting karena tertimbun di antara kertas yang lain. Nah, untuk menghindari hilangnya dokumen penting dan memudahkan pekerjaan Anda, ada siasat sederhana yang akan memudahkan Anda mengelola berbagai berkas dan dokumen. Simak kiat berikut ini:

* Simpan hanya yang berharga
Simpanlah hanya yang benar-benar berharga bagi pekerjaan Anda. Jangan mudah tergoda menyimpannya hanya karena kemasan yang menarik. Jangan berpikir bahwa semua dokumen itu penting. Singkirkan kertas-kertas, brosur, bon, dan kwitansi yang sudah tak berguna. Karena benda-benda ini tak akan menolong Anda.

* Pisahkan dalam dua bagian
Jangan simpan dokumen dalam satu tempat. Bagilah ke dalam dua bagian. Pertama dokumen yang bersifat sementara, maksudnya dokumen yang harus segera Anda tindaklanjuti. Dokumen ini bisa Anda letakkan di atas meja atau dalam laci yang mudah Anda raih. Kedua, dokumen yang bersifat permanen, yaitu dokumen yang perlu Anda simpan dalam waktu lama. Simpan dokumen ini dalam laci bagian bawah atau filling cabinet.

* Sediakan waktu khusus
Jangan biarkan berbagai dokumen terus menumpuk. Sediakan waktu khusus untuk membereskannya. Anda bisa melakukannya saat baru tiba atau menjelang pulang kantor. Pilah mana yang harus disingkirkan, mana dokumen penting yang harus disimpan, dan mana
yang sedang dalam proses penyelesaian.

* Sediakan ruang arsip khusus
Anda tidak bertugas menyimpan semua dokumen, karenanya tak perlu repot dengan sistem pengkodean, index, identifikasi, dan lain-lain. Biarkan semua itu tersimpan dan diterapkan di ruang arsip sentral khusus. Manajemenilah ruang arsip tersebut dengan baik yang memudahkan pencarian dan pemeriksaan kelak.

* Tolak tawaran menerima dokumen
Jika Anda rasa suatu dokumen tidak penting bagi Anda, Anda berhak menolak menerimanya. Ini adalah langkah awal dalam menyelamatkan diri Anda dari timbunan dokumen.

Nah, Anda yang bermasalah dengan tumpukan dokumen, jangan biarkan terus menggunung. Lakukan pengelolaannya segera. Daripada Anda pusing dan nggak bisa kerja gara-gara aneka kertas itu, lebih baik coba aja kiat tadi. Selamat bekerja...!

[*]