"Dari keberantakan, buatlah kesederhanaan; dari kekacauan buatlah keharmonisan, dan dari kesulitan temukan kesempatan"( Albert
Einstein)
Ada temuan menarik dalam serangkaian pengalaman membimbing dan
memberikan seminar bagi para manajer ataupun eksekutif selama
belasan tahun ini. Saya akhirnya memercayai bahwa salah satu
penghambat produktivitas adalah keinginan untuk melepaskan. Dalam
bahasa Inggris disebut willingness to let go. Akibatnya, banyak
orang terjebak pada rutinitas, kertas-kertas yang berserakan,
pemborosan waktu, energi, dan pemasungan kreativitas.
Mari kita lihat beberapa fakta berikut. Di Amerika, rata-rata
eksekutif menghabiskan waktu sampai enam minggu dengan mencari dan
menemukan informasi yang dibutuhkan dalam file ataupun meja
kerjanya. Seandainya gaji setahun mereka sebesar US$75.000, berarti
biaya yang hilang setara dengan US$9.225. Para staf di kantor
menghabiskan sekitar 40-60% waktu bekerja dengan kertas kerja. Meski
saat sudah berkembang visi paperless office, tetap saja sekitar 95%
dari informasi masih menggunakan kertas.
Sementara itu, 80% kertas kerja masih disimpan dan tidak pernah
dilihat lagi. Dari sekitar 1.037 karyawan tetap ataupun paruh waktu
yang disurvei Opinion Research USA, 27% menuliskan meeting yang
tidak jelas dan tidak terorganisasi sebagai salah satu faktor
penyebab frustasi.
Nah, ada alternatif jalan keluar. Ada beberapa hal yang bisa
kita 'lepaskan' atau kita biarkan pergi (let go) sehingga kita mampu
mencapai produktivitas lebih baik.
Pertama, "Let go of perfectionism" . Orang yang perfeksionis biasanya
mengulang atau terlalu detil untuk sesuatu yang tidak perlu.
Akibatnya, mereka jadi kehabisan waktu. Saya ingat seorang manager
yang terobsesi mengumpulkan data dan informasi sesempurna mungkin
dan lupa menyiapkan presentasinya sendiri.
Kedua, "Let go of energy suckers". Ada orang yang merupakan "energy
sucker" yang harus kita hindari. Mereka bisa jadi, rekan, bawahan
atau pun atasan kita. Berinteraksilah dengan mereka seperlunya
sebatas menyangkut kerjaan. Namun, terlalu lama dan banyak interaksi
dengan karyawan yang negatif dan menghabiskan energi, hanya akan
membuat Anda semakin tidak produktif.
Bahkan, dikatakan saat perusahaan 3M mem-PHK sekitar 10% dari
karyawan yang tergolong "the poorest performers" di salah satu unit
bisnisnya, produktivitas mereka bisa meningkat hingga sekitar 18%,
3M mengajarkan kepada kita, "negative employees not only produce
less, but they also cost more" (karyawan yang negatif bukan saja
menghasilkan lebih sedikit, tetapi juga menghabiskan biaya yang
sangat banyak).
Ketiga, "Let go of meetings". Inilah salah satu pencuri waktu
produktivitas yang paling sering di tempat kerja. Celakanya,
pencurian waktu ini seolah-olah dilegalkan karena justru disetujui
oleh manajemen. Akibatnya, banyak meeting yang sebenarnya tidak
perlu. Selain itu meeting tidak diorganisasikan secara baik,
sehingga tidak menghasilkan apa-apa selain memboroskan waktu dan
energi.
Keempat, "Let go of filing". Saat ini, ada begitu banyak perangkat
elektronik yang bisa membantu kita menghindari filing dengan kertas-
kertas yang mengganggu dan menumpuk di kantor. Celakanya, saya masih
ingat ada seorang eksekutif yang senang dengan kantornya yang
berantakan. "Justru kondisi berantakan ini membuat saya jadi
terinspirasi kerja".
Mungkin menginspirasi kerja, tetapi untuk mencari sebuah lembaran
dokumen, dia jadi menghabiskan waktu bermenit-menit. Ini bukanlah
gaya kerja yang sehat. Ide soal paperless office merupakan ide yang
menarik. Tetapi, kalaupun di simpan dalam komputer, pastikan juga
Anda tahu di mana Anda menyimpan file-nya dengan rapi. Dan jangan
lupa juga back system-nya!
Kelima, "Let go of crisis management". Banyak orang senang menunda
dan menuai krisis. Ini mirip dengan sistem SKS (sistem kebut
semalam) yang kita pelajari di sekolah. Dalam bisnis, banyak orang
suka menunda sehingga krisis terjadi. Akibatnya, waktu untuk
mengatasi dan menyelesaikan krisis itu justru menjadi jauh lebih
banyak.
Karena itu, lebih baik menghindari krisis dengan cara mempersiapkan,
merencanakan serta mempertimbangkan secara matang. Saat krisis,
waktu, dan energi akan semakin banyak habis. Kita menjadi tidak
produktif.
Keenam, "Let go of interruptions" . Latih diri Anda untuk tidak
gampang terinterupsi. Tahukah Anda, jika terinterupsi dibutuhkan
waktu sekitar 15 menit bagi Anda untuk fokus kembali pada pekerjaan
Anda. Karena itu, belajarlah menghindari interupsi yang tidak perlu.
Misalkan, hindari dari break atau instirahat yang tidak perlu dengan
merokok, minum, makan ataupun berbicara dengan rekan kerja ataupun
ngosip yang tidak perlu dan memakan waktu kerja.
Ketujuh, "Let go of useless way of doing things". Lain kali, patut
juga ditanyakan apakah cara kerja Anda sudah efektif, atau apakah
yang Anda kerjakan saat ini memang betul-betul harus Anda kerjakan.
Saya menyaksikan seorang eksekutif yang mengetik sendiri kertas
kerjanya. Padahal dengan mudahnya dia bisa mendelegasikan.
Oleh karena itu, penting menciptakan jeda pada waktu Anda kerja.
Kita bukan mesin yang tidak mengenal lelah. Ambillah jeda dengan
cerdik. Cerdik di sini untuk menghindari jeda yang malah mengurangi
produktivitas. Regangkan otot sejenak, tarik napas, tutup mata Anda
jika terlalu perih kena radiasi komputer. Ambil waktu makan siang
untuk mengistirahatkan diri Anda.
Cermatilah suasana dan godaan di tempat kerja yang menghambat
produktivitas kerja. Dan akhirnya, Anda tidak perlu larut malam atau
pun menghabiskan waktu di kantor tanpa punya lagi waktu untuk
keluarga ataupun kehidupan personal Anda.
Sumber: Pacu Produktivitas Anda! oleh Anthony Dio Martin
